Saat menerapkan perangkat lunak baru di suatu perusahaan, Anda ingin memastikan bahwa penerapannya akan berhasil dan transisi akan berjalan dengan lancar. Hal terakhir yang ingin dihadapi oleh anggota tim adalah hambatan dalam mempelajari dan memahami perangkat lunak baru. Di sini, kami menawarkan tujuh cara untuk memastikan bahwa proses implementasi perangkat lunak berjalan tanpa hambatan.
Perencanaan
Memiliki rencana untuk implementasi perangkat lunak yang sukses adalah langkah paling penting. Anda ingin tahu sejak awal proses apa yang akan dibantu oleh perangkat lunak dan apa yang diperlukan untuk mengimplementasikannya. Apakah langkah-langkah keamanan baru perlu diberlakukan? Apakah anggota tim perlu dilatih tentang cara menggunakan perangkat lunak? Fase ini membantu Anda memikirkan proses implementasi sebelum meluncurkan apa pun. Perencanaan ke depan akan selalu membuat implementasi menjadi lebih lancar.
Proses desain
Perusahaan menggunakan desain proses untuk mengetahui cara menjalankan bisnis mereka. Sebagian besar perangkat lunak yang akan Anda beli akan memiliki desain proses yang sudah terpasang, terutama jika itu untuk penjualan atau hal-hal sehari-hari lainnya. Jika Anda tidak yakin bagaimana menerapkan desain proses, Anda dapat menyewa analis desain atau bekerja dengan perusahaan pengembangan web khusus untuk mengetahuinya. Anda ingin memiliki proses yang baik di tempat sebelum menerapkan perangkat lunak sehingga Anda dapat tetap di atas masalah yang mungkin timbul dan memiliki metode untuk memecahkan masalah yang mungkin muncul setelah implementasi.
Desain Solusi
Setelah Anda membuat desain proses, saatnya untuk membuat desain solusi, yang pada dasarnya adalah peta jalan dari persyaratan dan proses bisnis. Selama langkah ini, Anda akan memetakan perangkat lunak sesuai kebutuhan bisnis Anda sehingga semuanya bekerja bersama-sama . Penting untuk diingat bahwa persyaratan awal ini hanyalah titik awal. Ketika Anda mempelajari perangkat lunak, Anda mungkin menemukan bahwa metode lain bekerja lebih baik dan Anda kemudian dapat menerapkannya.
Tujuan akhir dari desain solusi adalah untuk mengetahui aspek mana dari perangkat lunak yang dapat Anda gunakan sebagaimana adanya dan aspek mana yang perlu Anda sesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan anggota tim Anda.
Konfigurasi dan Kustomisasi
Selama langkah konfigurasi implementasi perangkat lunak, Anda akan menghabiskan waktu menginstal perangkat lunak dan mengkonfigurasi kemampuan yang dimiliki perangkat lunak. Langkah ini benar-benar harus didahulukan, sebelum proses didefinisikan dan kustomisasi apa pun dilakukan. Apa yang akan Anda temukan selama proses konfigurasi adalah bahwa beberapa aspek dari perangkat lunak akan dengan mudah memenuhi kebutuhan perusahaan Anda di luar kotak, sementara aspek lain perlu dikonfigurasi dan dihubungkan ke peta jalan yang Anda rancang sebelumnya. Setelah Anda melakukan konfigurasi di luar kotak, Anda dapat melakukan konfigurasi khusus dan menyesuaikan perangkat lunak .
Selama fase penyesuaian implementasi perangkat lunak, Anda akan dapat membuat solusi yang memenuhi kebutuhan bisnis spesifik Anda . Selama fase penyesuaian, Anda dapat menambahkan bidang baru, layar baru, dan proses baru yang pada awalnya bukan bagian dari perangkat lunak. Kustomisasi perangkat lunak sangat berguna ketika datang ke aspek keuangan bisnis Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin menetapkan harga spesifik untuk pelanggan Anda. Menyesuaikan perangkat lunak memungkinkan Anda melakukan ini. Ingatlah bahwa Anda hanya perlu menyesuaikan proses yang masuk akal untuk bisnis Anda. Jangan hanya menyesuaikan demi penyesuaian.
Integration
Integrasi adalah langkah penting dalam proses implementasi perangkat lunak dan melibatkan migrasi data dari satu sistem ke sistem lain untuk memenuhi proses yang digariskan dalam desain sistem. Dengan memiliki sistem perangkat lunak terintegrasi, Anda dapat menghindari memasukkan data secara manual dari satu sistem ke sistem lain . Menghindari redundansi ini meningkatkan akurasi dan kelengkapan data yang Anda masuki.
Saat mengerjakan integrasi, waktunya adalah kuncinya. Sebuah pertanyaan penting untuk ditanyakan adalah apakah Anda perlu menjalankan integrasi secara real time atau jika mereka dapat dijalankan di belakang layar, di luar jam kerja normal. Idealnya, Anda harus dapat menjalankannya di belakang layar sehingga alur kerja yang biasa tidak terganggu oleh sistem yang turun.
Reporting
Selama fase pelaporan implementasi perangkat lunak, waktu harus dihabiskan untuk mencari tahu informasi apa yang dibutuhkan bisnis Anda untuk membuat keputusan taktis dan praktis. Anda ingin semua laporan dibuat untuk memberikan informasi bermanfaat kepada orang yang meminta laporan tersebut. Penting untuk memiliki format pelaporan sehingga tidak ada kebingungan ketika seseorang meminta laporan. Saat membuat laporan, pengguna harus sangat spesifik tentang data apa yang ingin mereka sertakan. Misalnya, membuat lembar bentang Excel, bahkan dengan angka tiruan, dapat membantu menjembatani kesenjangan pemahaman antara mereka yang menghasilkan laporan dan mereka yang membaca laporan.
Trial And Testing
Ketika sampai pada implementasi perangkat lunak yang sukses, pelatihan dan pengujian adalah dua komponen penting.
Pelatihan dapat datang dalam berbagai bentuk, mulai dari melatih tim proyek hingga melatih pengguna akhir tentang cara kerja perangkat lunak. Saat menerapkan perangkat lunak baru, penting untuk menawarkan pelatihan, bahkan jika orang mungkin pernah menggunakan perangkat lunak di perusahaan lain. Perangkat lunak sering diperbarui dan aspek berubah. Dengan tetap up to date, perusahaan dapat memiliki implementasi perangkat lunak yang sukses dan lancar. Pelatihan juga tidak boleh satu dan dilakukan. Apakah ada pelatihan tentang perangkat lunak atau komponen bisnis lainnya, itu harus berkelanjutan dan berdasarkan kebutuhan perusahaan pada saat itu.
Langkah terakhir dalam implementasi perangkat lunak yang sukses adalah pengujian . Ada empat jenis pengujian: unit, tim proyek, integrasi, dan pengguna akhir. Masing-masing harus dilakukan pada berbagai tahap proses implementasi perangkat lunak untuk memastikan semuanya berjalan lancar dan bahwa seluruh tim telah dilatih dengan baik tentang cara menggunakan perangkat lunak.
Seperti halnya pelatihan, pengujian adalah proses berkelanjutan yang harus dilakukan selama proses implementasi perangkat lunak, dan ketika tim telah menggunakan perangkat lunak untuk sementara waktu.
Saat menerapkan perangkat lunak, penting untuk mengikuti langkah-langkah ini agar perusahaan Anda menjadi sukses. Setelah Anda memiliki metode untuk mengimplementasikan perangkat lunak, mudah untuk menerapkan metode itu pada pemasangan perangkat lunak lain.
No comments:
Post a Comment